Op 6 november is een aantal mensen, dat betrokken is bij het onderwerp blikschade, bijeengekomen in de Haagsche Kluis; geïnteresseerden die zich aangesproken voelden om dit probleem voor zichzelf of voor de organisatie op te lossen.
Op 18 december was het tijd voor een nieuwe bijeenkomst over dit onderwerp.
Tijdens deze bijeenkomst werden in een intervisie-opzet twee problemen behandeld.
Allereerst kwam het probleem van Wiebren van Dijk aan bod.
Wiebren heeft twee workshops georganiseerd om zo met trainees op het onderwerp ‘Blikschade’ in te gaan. Na de twee sessies zouden er concrete oplossingen bedacht worden voor de problemen waar trainees tegen aanlopen. In de eerste sessie bleek dat de groep enthousiast meedeed en veel input gaf. Er waren veel dingen waar de trainees tegen aanliepen en die werden ook genoemd. De tweede sessie verliep wat stroever. Het leek wel alsof er opeens geen problemen meer waren (blikschade?). Hierdoor kwamen er ook geen oplossingen aan bod.
Wiebrens probleem: hoe breng ik mensen van abstract klagen tot concrete acties om er iets aan doen?
Uit de vragen die de deelnemers stelden bleek onder andere dat Wiebren zich alleen voelde om het probleem ‘Blikschade’ onder trainees op te lossen, dat frisse oplossingen niet makkelijk zijn en dat Wiebren een van de weinigen is die iets met dit probleem wil doen onder de trainees (en daaruit volgde de vraag of er überhaupt wel een probleem is).
Na al deze vragen waren de deelnemers vrij om het probleem van Wiebren te definiëren. Zijn probleem was volgens de deelnemers:
· dat het niet lukt om de vertaalslag van allemaal losse ergernissen naar een algemene manier van oplossingen.
· dat mensen in zijn omgeving niet genoeg gemotiveerd zijn om een oplossing te bedenken.
· dat niet iedereen het nut inziet van het oplossen van dit probleem.
· dat zijn frisse blik niet genoeg wordt benut.
· dat het alleen zijn probleem is en dat zijn collega-trainees enerzijds en de pSG anderzijds geen tijd meer hebben voor zijn probleem.
· dat hij trainees een probleem oplegt dat zij helemaal niet als probleem ervaren.
· dat hij zich inmiddels afvraag of mensen wel staan te wachten op verandering.
· het willen trekken aan een dood paard.
· dat de organisatie helemaal niet zit te wachten op frisheid.
· dat zijn strategie niet meer werkt.
· dat concrete acties veel moeilijker te bedenken zijn dan klagen over wat niet goed is.
De deelnemers hadden 10 gouden tips voor Wiebren. Deze tips zijn overigens geldend voor eenieder die een frisse blik wil behouden binnen zijn/haar organisatie:
1. Organiseer een ontvanger, bijvoorbeeld de pSG.
2. Maak het formeel, dat motiveert!
3. Begin met een klein groepje; trek niet aan een dood paard.
4. Achterhaal de echte drijfveren van mensen.
5. VERKOOP!
6. Richt je op de kleine ergernissen.
7. Combineer dit onderwerp met een masterclass die je teruggeeft aan de trainees.
8. Probeer luid en duidelijk in de pers aanwezig te zijn. Bijvoorbeeld door een vaste column in een overheidsblad. Maak frisse blikken bekend!
9. Betrek de frisse blikken van de ‘’oudere’’ nieuwkomers.
10. Blijf jezelf en zorg voor medestanders!
Als je verandering wilt in je hele organisatie is het dus van belang dat je je stem laat horen. Dit kan door het onderwerp bespreekbaar te maken door een column of door interviews af te nemen van nieuwkomers en door deze te publiceren in een overheidsblad. Ook kun je ervoor zorgen dat de pSG er een agendapunt van maakt. Ga vooral aan de slag met gemotiveerde collega’s zodat je niet alleen aan het paard hoeft te trekken.
Hierna presenteerde Wendy Blankert (P&O, Rijkswaterstaat) haar probleem. Rijkswaterstaat heeft het moeilijk met het behouden van nieuwe medewerkers en hun frisse blikken. De deelnemers kwamen met 7 gouden tips:
1. Geef nieuwkomers feedback over hun bijdrage.
2. Koppel terug wat er met het werk van de medewerkers is uitgevoerd. Waarom verdwijnt iets in de la?
3. Zorg voor waardering.
4. Organiseer bijeenkomsten met de introductiegroep na de introductie. Op die manier kunnen ze hun ervaringen en verbazingen blijven delen.
5. Coach nieuwkomers om hun boodschap beter over te laten komen (bij bijvoorbeeld het MT).
6. Ondersteun interne detacheringstrajecten.
7. Organiseer een ideale eerste klus: een klus waarbij nieuwkomers veel relaties opdoen, binnen een korte looptijd resultaten kunnen boeken, uitgedaagd worden en snel aan het werk kunnen, maar toch ook als het ware in een warm bad belanden. Een goede eerste ervaring kan ertoe leiden dat men zich blijft inzetten om zaken te verbeteren!
Op 19 maart 2007 vindt er een 3e bijeenkomst plaats omtrent “Blikschade”. We inventariseren dan wat ieder binnen zijn/haar organisatie heeft ondernomen voor en met de frisse blikken en zullen de problemen die daarbij optreden bespreken.
Heeft u Blikschade opgevraagd? Worstelt u ook met de praktische kant van dit probleem? Wilt u bij ons aanhaken en vertellen wat u heeft gedaan? Meldt u dan aan bij Wiebren van Dijk (wiebren.dijk@minbzk.nl; 070-4268175).
donderdag 21 december 2006
woensdag 6 december 2006
Reminder
Op maandag 18 december, van 15.00-17.00 uur organiseert InAxis in de Haagsche Kluis (Plein 20, Den Haag) een tweede bijeenkomst rondom "Frisse Blikken". Wat doet u met de frisse blikken binnen uw overheidsorganisatie?
Tijdens deze middag houden we 't zo praktisch mogelijk: Wie is wie? En wat doet eenieder op het gebied van "Frisse Blikken"? We inventariseren wat er zoal gebeurt aan activiteiten (bijv. workshops) en praten door over hoe u deze ideeen binnen uw organisatie kunt gebruiken. Eelco Kruizinga, senior adviseur van CIBIT begeleidt de middag en zorgt ervoor dat u aan het einde van de twee uur met praktische handvatten naar huis gaat.
Tijdens de aansluitende borrel kunt u ook nog even blijven napraten. U kunt u voor deze bijeenkomst aanmelden bij Wiebren van Dijk (070-4268175 of wiebren.dijk@minbzk.nl).
Tijdens deze middag houden we 't zo praktisch mogelijk: Wie is wie? En wat doet eenieder op het gebied van "Frisse Blikken"? We inventariseren wat er zoal gebeurt aan activiteiten (bijv. workshops) en praten door over hoe u deze ideeen binnen uw organisatie kunt gebruiken. Eelco Kruizinga, senior adviseur van CIBIT begeleidt de middag en zorgt ervoor dat u aan het einde van de twee uur met praktische handvatten naar huis gaat.
Tijdens de aansluitende borrel kunt u ook nog even blijven napraten. U kunt u voor deze bijeenkomst aanmelden bij Wiebren van Dijk (070-4268175 of wiebren.dijk@minbzk.nl).
Reactie II: de cultuurveranderende nieuwkomer
Een reactie uit de gemeente Ridderkerk. Daar willen ze de frisheid van nieuwkomers inzetten om een cultuurverandering in gang te zetten.
"Enige tijd geleden, naar aanleiding van wat ik over de denkbeelden van de organisatiewetenschapper Henry Mintzberg las, ben ik in mijn werk als ambtenaar in Ridderkerk anders aan gaan kijken naar mensen die in een organisatie werken en hoe zij invloed op elkaar hebben. Vooral de dingen die Mintzberg zegt over standaardisatie, over specialisatie, maar vooral over indoctrinatie en socialisatie!
….Socialisatie - volgens Mintzberg - slaat op het proces waarin nieuwe leden het waardensysteem, de normen en de vereiste gedragspatronen van de maatschappij, organisatie of groep waarin hij binnenkomt aanleert…..
En dus, als je je bestaande organisatiecultuur wilt veranderen (en daar zijn we in Ridderkerk mee bezig: met ‘vertrouwen’ als kernwaarde – met vertrouwen geven en vertrouwen waard zijn als twee belangrijke pijlers) moet je ervoor zorgen, dat je ook goed naar dit socialisatieproces kijkt. Dan zie je dat je die nieuwe leden juist in kunt zetten om een steentje bij te dragen aan de gewenste cultuurverandering. Dan ga je samen met hen kijken naar de nieuwe cultuur die je op wilt bouwen, en welke van de waarden en normen die zij meebrengen daar goed inpassen. En dan moet je ervoor zorgen dat zij zich sterk genoeg voelen om in het proces van socialisatie, waarin zij onvermijdelijk terecht zijn gekomen, met díe waarden overeind kunnen blijven.
En hoe doe je dat?
Toevallig? In Ridderkerk zijn wij dit verschijnsel ‘- ja heus! - de ‘frisse wind’ gaan noemen. Dáárom wordt in Ridderkerk op 7 december een ‘Frisse Wind Conferentie’ georganiseerd. We gaan over op ‘frisse windenergie’! Zoals verwoord in onze startnotitie: We willen de kwaliteit van onze dienstverlening verbeteren door gebruik te maken van de frisse wind die binnenkomt als de deur opengaat voor een nieuwe medewerker.
Voor deze conferentie zijn alle medewerkers, inhuurkrachten en stagiaires die vanaf 1 januari dit jaar bij de gemeente zijn komen werken, uitgenodigd. Met hen gaan we kijken welke opbrengst hun frisse wind in ons huis kan leveren en wat zij nodig hebben om hun wind FRIS te houden. Ik denk dat daar nog best wel wat frisse blikken tegenaan kunnen worden gegooid!"
"Enige tijd geleden, naar aanleiding van wat ik over de denkbeelden van de organisatiewetenschapper Henry Mintzberg las, ben ik in mijn werk als ambtenaar in Ridderkerk anders aan gaan kijken naar mensen die in een organisatie werken en hoe zij invloed op elkaar hebben. Vooral de dingen die Mintzberg zegt over standaardisatie, over specialisatie, maar vooral over indoctrinatie en socialisatie!
….Socialisatie - volgens Mintzberg - slaat op het proces waarin nieuwe leden het waardensysteem, de normen en de vereiste gedragspatronen van de maatschappij, organisatie of groep waarin hij binnenkomt aanleert…..
En dus, als je je bestaande organisatiecultuur wilt veranderen (en daar zijn we in Ridderkerk mee bezig: met ‘vertrouwen’ als kernwaarde – met vertrouwen geven en vertrouwen waard zijn als twee belangrijke pijlers) moet je ervoor zorgen, dat je ook goed naar dit socialisatieproces kijkt. Dan zie je dat je die nieuwe leden juist in kunt zetten om een steentje bij te dragen aan de gewenste cultuurverandering. Dan ga je samen met hen kijken naar de nieuwe cultuur die je op wilt bouwen, en welke van de waarden en normen die zij meebrengen daar goed inpassen. En dan moet je ervoor zorgen dat zij zich sterk genoeg voelen om in het proces van socialisatie, waarin zij onvermijdelijk terecht zijn gekomen, met díe waarden overeind kunnen blijven.
En hoe doe je dat?
Toevallig? In Ridderkerk zijn wij dit verschijnsel ‘- ja heus! - de ‘frisse wind’ gaan noemen. Dáárom wordt in Ridderkerk op 7 december een ‘Frisse Wind Conferentie’ georganiseerd. We gaan over op ‘frisse windenergie’! Zoals verwoord in onze startnotitie: We willen de kwaliteit van onze dienstverlening verbeteren door gebruik te maken van de frisse wind die binnenkomt als de deur opengaat voor een nieuwe medewerker.
Voor deze conferentie zijn alle medewerkers, inhuurkrachten en stagiaires die vanaf 1 januari dit jaar bij de gemeente zijn komen werken, uitgenodigd. Met hen gaan we kijken welke opbrengst hun frisse wind in ons huis kan leveren en wat zij nodig hebben om hun wind FRIS te houden. Ik denk dat daar nog best wel wat frisse blikken tegenaan kunnen worden gegooid!"
Nuttige websites!
Kijk voor inspiratie ook eens op:
www.friskijkers.nl
www.kreanet.nl
Daarnaast is het wellicht aardig voor nieuwkomers om eens na ca. 100 dagen in dienst te zijn de test over foutencultuur van hun organisatie te doen: http://www.symbio6.nl/foutencultuur.php.
www.friskijkers.nl
www.kreanet.nl
Daarnaast is het wellicht aardig voor nieuwkomers om eens na ca. 100 dagen in dienst te zijn de test over foutencultuur van hun organisatie te doen: http://www.symbio6.nl/foutencultuur.php.
Reactie I: "the big picture"
Onderstaand een reactie uit Barendrecht: hoe waarborg je op lange termijn ruimte voor creativiteit?
"Een idee dat wel eens door mij hoofd fladdert is "reizen en werken via de keten". Mij fascineert het verschijnsel "ketenvorming" en ik zou daar graag iets mee willen doen. Ik denk b.v. aan het koppelen van ideeenbussen en bijbehorende subsidie en fondsologen van verschillende overheidsinstellingen met elkaar. Je krijgt dan een "organisme" werking die een stabiel inkomen (salaris) mogelijk maakt voor creatieve geesten. Deze hoeven dan niet langer tussen de muren van hun functie te blijven. Aan de hand van wensen in de eigen organisatie en wensen bij andere overheidsorganisaties kunnen zij projecten ontwikkelen waar hun competenties het best tot hun recht komen. Het werk organiseert zich dan rondom hun competenties. Zo kun je steeds lange tijd blijven wonen op een vaste plek, een stabiel inkomen hebben, een stabiele relatie opbouwen met collega's en toch het avontuur van ondernemerschap en creativiteit ten volle beleven.
Via de "keten" kun je ook kiezen voor een rustige manier van verhuizen. Gewoon inhaken op vragen van overheidsorganisaties in de streek van waar je wilt wonen en wanneer zich daar een gunstige inkomensbodem ontwikkelt kun je de overstap nemen. Je kunt dan ook op een open en rustige manier goed afscheid nemen van je oude werkgever en daar zorgen voor een goede opvolging. Wie weet blijf je altijd wel een paar projecten doen voor je oude werkgever. Je kunt blijven werken op een manier die je ligt en vooral zo lang je wilt. Met pensioen gaan is niet langer nodig, je werkt gewoon door met de lichamelijke en geestelijke vermogens die je op dat moment hebt voor zaken die je aanspreken. De keten is dus ook een levende pensioenvoorziening voor een leuke en nuttige oude dag.
Dan over nut en onnut van ambtenaren. Een overheidsinstelling is in wezen niets anders dan een vereniging. Je betaalt (onvrijwillig) lidmaatschapsgeld (belasting). Daarvoor levert de vereniging je een leefbare openbare ruimte en vooral ook besluitvormingshulpmiddelen om snel, overzichtelijk, leuk en met veel mensen evenwichtige besluiten te nemen. Een vereniging is per definitie sociaal ingesteld. Je bent "lid" van de gemeente, het land, werelddeel en zelfs de gehele planeet waar je op woont. Kortom bestuurslichamen zijn onontkoombaar.
In de natuur ontstaan ze dan ook volop, denk aan atoom, cel en hersenvorming. Mij lijkt het daarom zinniger om van de burgers/kiezers te vragen van wat zij van hun bestuurslichaam verlangen en dan vervolgens het passende aantal ambtenaren en middelen erbij organiseren. Dat zal de ene keer meer zijn dan de andere. Maar laat zien en vooral ook beleven van wat je onze kiezer levert en hoe zij als sociaal lid van de vereniging er een bijdrage aan kunnen leveren (participatie).
Ambtenaren zullen dus altijd nodig blijven, wel kun je ze leuker, creatiever en toegankelijker laten werken."
"Een idee dat wel eens door mij hoofd fladdert is "reizen en werken via de keten". Mij fascineert het verschijnsel "ketenvorming" en ik zou daar graag iets mee willen doen. Ik denk b.v. aan het koppelen van ideeenbussen en bijbehorende subsidie en fondsologen van verschillende overheidsinstellingen met elkaar. Je krijgt dan een "organisme" werking die een stabiel inkomen (salaris) mogelijk maakt voor creatieve geesten. Deze hoeven dan niet langer tussen de muren van hun functie te blijven. Aan de hand van wensen in de eigen organisatie en wensen bij andere overheidsorganisaties kunnen zij projecten ontwikkelen waar hun competenties het best tot hun recht komen. Het werk organiseert zich dan rondom hun competenties. Zo kun je steeds lange tijd blijven wonen op een vaste plek, een stabiel inkomen hebben, een stabiele relatie opbouwen met collega's en toch het avontuur van ondernemerschap en creativiteit ten volle beleven.
Via de "keten" kun je ook kiezen voor een rustige manier van verhuizen. Gewoon inhaken op vragen van overheidsorganisaties in de streek van waar je wilt wonen en wanneer zich daar een gunstige inkomensbodem ontwikkelt kun je de overstap nemen. Je kunt dan ook op een open en rustige manier goed afscheid nemen van je oude werkgever en daar zorgen voor een goede opvolging. Wie weet blijf je altijd wel een paar projecten doen voor je oude werkgever. Je kunt blijven werken op een manier die je ligt en vooral zo lang je wilt. Met pensioen gaan is niet langer nodig, je werkt gewoon door met de lichamelijke en geestelijke vermogens die je op dat moment hebt voor zaken die je aanspreken. De keten is dus ook een levende pensioenvoorziening voor een leuke en nuttige oude dag.
Dan over nut en onnut van ambtenaren. Een overheidsinstelling is in wezen niets anders dan een vereniging. Je betaalt (onvrijwillig) lidmaatschapsgeld (belasting). Daarvoor levert de vereniging je een leefbare openbare ruimte en vooral ook besluitvormingshulpmiddelen om snel, overzichtelijk, leuk en met veel mensen evenwichtige besluiten te nemen. Een vereniging is per definitie sociaal ingesteld. Je bent "lid" van de gemeente, het land, werelddeel en zelfs de gehele planeet waar je op woont. Kortom bestuurslichamen zijn onontkoombaar.
In de natuur ontstaan ze dan ook volop, denk aan atoom, cel en hersenvorming. Mij lijkt het daarom zinniger om van de burgers/kiezers te vragen van wat zij van hun bestuurslichaam verlangen en dan vervolgens het passende aantal ambtenaren en middelen erbij organiseren. Dat zal de ene keer meer zijn dan de andere. Maar laat zien en vooral ook beleven van wat je onze kiezer levert en hoe zij als sociaal lid van de vereniging er een bijdrage aan kunnen leveren (participatie).
Ambtenaren zullen dus altijd nodig blijven, wel kun je ze leuker, creatiever en toegankelijker laten werken."
woensdag 15 november 2006
Frisse blikken in de praktijk!
“Blikschade”, een uitgave van InAxis, is een verhaal dat voor velen herkenbaar is en dat een fundamenteel probleem bij de overheid blootlegt. Hoe benut je ten volle de frisse, kritische blik van een nieuwkomer? En waarom is dat zo belangrijk?
Met dit blog wil InAxis een eerste ondersteuning bieden bij het in de praktijk werken aan de problemen die in “Blikschade” naar voren komen. Hoe voorkom je dat goede ideeen van nieuwe ambtenaren doodlopen tegen de muur van de organisatiecultuur? Hoe creeer je ruchtbaarheid aan de problemen? Hoe zorg je ervoor dat goede ideeen ook echt tot actie leiden? InAxis heeft hierop niet de antwoorden, maar kan wel een paar praktische tips geven, bijvoorbeeld hoe frisse blikken in de praktijk verzameld kunnen worden.
Op dit blog proberen we zoveel mogelijk ideeen (van verschillende herkomst) te presenteren. We hopen dat met deze “voor elk wat wils” opzet zoveel mogelijk betrokkenen in de praktijk aan de slag kunnen met en voor de frisse blikken van nieuwkomers. Graag willen we deze lijst constant aanvullen met jullie ervaringen en ideeen. Geef dus je commentaar op de opmerkingen op dit blog, reageer op elkaar en op ons en kom met eigen ideeen en ervaringen. Tot ziens op http://frisseblikken.blogspot.com!
Met dit blog wil InAxis een eerste ondersteuning bieden bij het in de praktijk werken aan de problemen die in “Blikschade” naar voren komen. Hoe voorkom je dat goede ideeen van nieuwe ambtenaren doodlopen tegen de muur van de organisatiecultuur? Hoe creeer je ruchtbaarheid aan de problemen? Hoe zorg je ervoor dat goede ideeen ook echt tot actie leiden? InAxis heeft hierop niet de antwoorden, maar kan wel een paar praktische tips geven, bijvoorbeeld hoe frisse blikken in de praktijk verzameld kunnen worden.
Op dit blog proberen we zoveel mogelijk ideeen (van verschillende herkomst) te presenteren. We hopen dat met deze “voor elk wat wils” opzet zoveel mogelijk betrokkenen in de praktijk aan de slag kunnen met en voor de frisse blikken van nieuwkomers. Graag willen we deze lijst constant aanvullen met jullie ervaringen en ideeen. Geef dus je commentaar op de opmerkingen op dit blog, reageer op elkaar en op ons en kom met eigen ideeen en ervaringen. Tot ziens op http://frisseblikken.blogspot.com!
1. Het onderwerp bespreekbaar maken
Waarom zijn frisse blikken belangrijk? Op verschillende niveaus kan daarover doorgepraat worden. Uiteraard bij degenen met een frisse blik (1.1), maar ook bij de ambtelijke leiding van bijvoorbeeld een ministerie (1.2). Voor permanente aandacht voor frisse blikken is ruimte nodig. En ruimte impliceert draagvlak. Hier volgen enkele ideeen om de blik op frisse blikken te vestigen en draagvlak bij de top te bewerkstelligen.
1.1 Introductiedag
Een discussie over het boekje “Blikschade” tijdens een introductiedag kan de volgende vorm krijgen (duur: ca. 45 min. – 1 uur):
- Discussie over het belang van een frisse blik. Hierbij kan gevraagd worden wat mensen heeft aangesproken in “Blikschade”, wat ze herkend hebben en wat ze als de rode draad beschouwen.
- Waar verbazen jullie je over bij de overheid? Wat is jullie opgevallen in de eerste weken?
- Vanuit de frisse blik: hoe omschrijf je de cultuur van je organisatie (dit kan op een creatieve manier gedaan worden door te vragen naar welke dierenmetafoor op de organisatie van toepassing is en waarom)?
Vervolgens een actie:
- Inventariseer met jouw frisse blik wat er in jouw team op het gebied van cultuur en werkwijze opvalt. Dit kan weer in een “rondje”. Maar ook in groepjes een top-drie opstellen in een beperkte tijd kan goede resultaten opleveren.
- Formuleer een persoonlijke doelstelling. Wil je een ergernis onder de aandacht brengen? Wil je een probleem oplossen? Wat ga je doen en hoe ga je het doen? Bedenk een concrete actie en maak de doelstelling SMART.
- Breng na afloop de resultaten van deze discussie in je eigen team ter sprake.
1.2 Aan de top
Maak in een gesprek duidelijk waarom (ruimte voor) frisse blikken belangrijk is. Kom met (harde) cijfers (bijvoorbeeld over de verhouding jonge ambtenaren binnen de organisatie en “ouderen”) en met concrete voorbeelden. Hebben nieuwkomers slimme oplossingen aangedragen voor problemen binnen de organisatie? Om input te genereren voor zo’n gesprek, zie ook 1.3 en 2.1.
1.3 Exitgesprekken
Inventariseer waarom mensen de overheid verlaten. Vinden ze de cultuur bij de overheid vervelend? Hebben ze het idee dat er te weinig met hun ideeën wordt gedaan? Of gaat het om andere aspecten? Hoe het ook zij, uit exitgesprekken kunnen veel kritische blikken op de organisatie worden gehaald. Houd exitgesprekken en maak de resultaten breed kenbaar. Dit kan dienen als input voor een gesprek met het management en kan draagvlak creëren voor ruimte voor frisse blikken.
1.4 Column
Zet bijvoorbeeld een column met de “Frisse blik van de maand” in organisatiebladen. Als er n.a.v. de frisse blik al acties is ondernomen, probeer dan op de resultaten in te gaan. Draag successen uit en richt je bij minder gelukte projecten op de rol die het kan spelen in het vinden van een andere oplossing.
1.5 Een korte lijn
Haal een dossier uit de lijn. Laat een nieuwe medewerker aan dit dossier werken. Over dit dossier is hij/zij alleen en direct verantwoording verschuldigd aan zijn/haar DG of SG.
1.6 Meeloopdag
Laat nieuwe medewerkers eens een dag met een SG/pSG/DG/gemeentesecretaris of andere hoge ambtenaar meelopen. Op die manier bereiken hun frisse blikken het management direct!
1.1 Introductiedag
Een discussie over het boekje “Blikschade” tijdens een introductiedag kan de volgende vorm krijgen (duur: ca. 45 min. – 1 uur):
- Discussie over het belang van een frisse blik. Hierbij kan gevraagd worden wat mensen heeft aangesproken in “Blikschade”, wat ze herkend hebben en wat ze als de rode draad beschouwen.
- Waar verbazen jullie je over bij de overheid? Wat is jullie opgevallen in de eerste weken?
- Vanuit de frisse blik: hoe omschrijf je de cultuur van je organisatie (dit kan op een creatieve manier gedaan worden door te vragen naar welke dierenmetafoor op de organisatie van toepassing is en waarom)?
Vervolgens een actie:
- Inventariseer met jouw frisse blik wat er in jouw team op het gebied van cultuur en werkwijze opvalt. Dit kan weer in een “rondje”. Maar ook in groepjes een top-drie opstellen in een beperkte tijd kan goede resultaten opleveren.
- Formuleer een persoonlijke doelstelling. Wil je een ergernis onder de aandacht brengen? Wil je een probleem oplossen? Wat ga je doen en hoe ga je het doen? Bedenk een concrete actie en maak de doelstelling SMART.
- Breng na afloop de resultaten van deze discussie in je eigen team ter sprake.
1.2 Aan de top
Maak in een gesprek duidelijk waarom (ruimte voor) frisse blikken belangrijk is. Kom met (harde) cijfers (bijvoorbeeld over de verhouding jonge ambtenaren binnen de organisatie en “ouderen”) en met concrete voorbeelden. Hebben nieuwkomers slimme oplossingen aangedragen voor problemen binnen de organisatie? Om input te genereren voor zo’n gesprek, zie ook 1.3 en 2.1.
1.3 Exitgesprekken
Inventariseer waarom mensen de overheid verlaten. Vinden ze de cultuur bij de overheid vervelend? Hebben ze het idee dat er te weinig met hun ideeën wordt gedaan? Of gaat het om andere aspecten? Hoe het ook zij, uit exitgesprekken kunnen veel kritische blikken op de organisatie worden gehaald. Houd exitgesprekken en maak de resultaten breed kenbaar. Dit kan dienen als input voor een gesprek met het management en kan draagvlak creëren voor ruimte voor frisse blikken.
1.4 Column
Zet bijvoorbeeld een column met de “Frisse blik van de maand” in organisatiebladen. Als er n.a.v. de frisse blik al acties is ondernomen, probeer dan op de resultaten in te gaan. Draag successen uit en richt je bij minder gelukte projecten op de rol die het kan spelen in het vinden van een andere oplossing.
1.5 Een korte lijn
Haal een dossier uit de lijn. Laat een nieuwe medewerker aan dit dossier werken. Over dit dossier is hij/zij alleen en direct verantwoording verschuldigd aan zijn/haar DG of SG.
1.6 Meeloopdag
Laat nieuwe medewerkers eens een dag met een SG/pSG/DG/gemeentesecretaris of andere hoge ambtenaar meelopen. Op die manier bereiken hun frisse blikken het management direct!
2. Ruimte bieden aan frisse blikken
Frisse blikken zijn er altijd, maar worden vaak niet eens uitgesproken. Hoe biedt je frisse blikken de ruimte, zodat er vervolgens ook echt iets mee gedaan kan worden?
2.1 Workshop frisse blikken
Hieronder volgt een voorbeeld van een workshop die erop gericht is om frisse blikken te verzamelen en daaraan acties te verbinden. De workshop bestaat uit drie delen: problemen bepalen (a), oplossingen verzinnen (b) en oplossingen uitwerken (c).
(a) Benodigdheden: kookwekker, sheets, stiften. Duur ca. 1 uur. Aan de hand van een aantal vragen (waaraan heb je je geërgerd? Wat zou je direct veranderen als je een dag SG zou zijn? Wat valt je op aan je collega’s? etc.) ervaringen verzamelen. Laat groepjes van 3 à 4 mensen ca. 3 minuten ideeën en ervaringen spuien bij een vraag en daarna naar de volgende vraag doorschuiven. Laat ieder groepje (of 1 persoon daarvan) één sheet kort presenteren om aan de hele groep de uitkomst van deze ronde te ontsluiten. Geef vervolgens de mogelijkheid om de ervaringen/wensen op de sheets te beoordelen/waarderen. Dit kan bijvoorbeeld door elke deelnemer 4 stickertjes te geven, die hij/zij bij de voor hem/haar belangrijkste punten kan plakken.
(b) Aansluitend hierop kan actie worden ondernomen: er zal inzicht zijn verkregen in de grootste ergernissen/problemen. Kies de 2 of 3 grootste ergernissen en laat er in groepjes nagedacht worden over manieren om de achterliggende problemen (ten dele) te bestrijden/op te lossen. Zoek in literatuur en op internet naar creatieve brainstormtechnieken. Alles mag! Geen idee is te gek. Aansluitend wordt er een selectie gemaakt. Dit kan weer met stickertjes, maar ook op een andere manier (laat bijv. ieder voor het idee gaan staan dat hij/zij écht goed vindt!).
(c) De leukste en beste ideeën kunnen in een vervolgsessie uitgewerkt worden (bijv. in tweetallen). Hierbij kan een wedstrijdelement het allemaal wat spannender maken. Je kunt dit gedeelte beëindigen met een “ideeënveiling” of mensen laten stemmen voor het beste uitgewerkte idee en dit dan belonen met een prijsje. Met dit idee moet men dan vervolgens ook echt aan de slag gaan!Resultaten (ergernissen/problemen/oplossingen) kunnen aan bijvoorbeeld een directeur of SG worden aangeboden. Het is belangrijk om “afschuiven” te vermijden: wat kunnen degenen met de frisse blik zélf doen? Waarvoor hebben ze de hoge ambtenaren nodig? Kan een concrete afspraak worden gemaakt? Verbindt een hoge ambtenaar zich aan een project?
2.2 Een wilde eend in de bijt
Laat eens een buitenstaander meelopen en zijn frisse blikken op omgangsvormen en inhoud van het werk tonen. Bij BZK is dit onlangs gedaan door een groep jongeren (Jeugdraad), die een middag lang werknemers hebben geïnterviewd en aan het einde van de dag hun bevindingen én aanbevelingen met het hele Ministerie hebben gedeeld. Het kan ook op een andere schaal: een ochtend uitwisseling met een collega.
2.3 De blikvanger & de mentor
Iemand kan per afdeling, verdieping, etc. optreden als blikvanger: heb je een goed idee – hoe gek ook -, dan kun je dat bij deze persoon kwijt. De blikvanger kan als een spil fungeren en gelijkgestemden met elkaar in contact brengen en/of ideeën onder de aandacht van het management brengen. Een mentor kan in een mentorenoverleg opvallende ervaringen en ideeën van zijn/haar pupillen naar voren brengen en samen met andere mentoren overzien “wat er leeft” en waar iets aan gedaan zou moeten worden. Ook een mentor kan als spil tussen betrokkenen onderling en/of management fungeren.
2.4 De frisse blikkenpool
Maak een frisse blikkenpool (bijv. van mensen die maximaal 1 jaar in dienst zijn). Geef ze tijd en budget om nieuwe dingen te doen binnen de organisatie.
2.5 Het jaarclubje
Maak jaarnetwerken van nieuwkomers (een soort intervisie/leerkring) en geef dit netwerk de kans om zich te ontwikkelen. In het onderwijs is het bijvoorbeeld gebruikelijk dat nieuwe docenten door hun eveneens nieuwe collega’s gevolgd worden. Soms lopen ze bijv. een aantal lessen met de nieuwe docent mee en structureel worden ervaringen uitgewisseld. Waarom gebeurt dit niet bij vele andere overheidsorganisaties? Een mentor kan hierin een trekkende rol spelen.
2.1 Workshop frisse blikken
Hieronder volgt een voorbeeld van een workshop die erop gericht is om frisse blikken te verzamelen en daaraan acties te verbinden. De workshop bestaat uit drie delen: problemen bepalen (a), oplossingen verzinnen (b) en oplossingen uitwerken (c).
(a) Benodigdheden: kookwekker, sheets, stiften. Duur ca. 1 uur. Aan de hand van een aantal vragen (waaraan heb je je geërgerd? Wat zou je direct veranderen als je een dag SG zou zijn? Wat valt je op aan je collega’s? etc.) ervaringen verzamelen. Laat groepjes van 3 à 4 mensen ca. 3 minuten ideeën en ervaringen spuien bij een vraag en daarna naar de volgende vraag doorschuiven. Laat ieder groepje (of 1 persoon daarvan) één sheet kort presenteren om aan de hele groep de uitkomst van deze ronde te ontsluiten. Geef vervolgens de mogelijkheid om de ervaringen/wensen op de sheets te beoordelen/waarderen. Dit kan bijvoorbeeld door elke deelnemer 4 stickertjes te geven, die hij/zij bij de voor hem/haar belangrijkste punten kan plakken.
(b) Aansluitend hierop kan actie worden ondernomen: er zal inzicht zijn verkregen in de grootste ergernissen/problemen. Kies de 2 of 3 grootste ergernissen en laat er in groepjes nagedacht worden over manieren om de achterliggende problemen (ten dele) te bestrijden/op te lossen. Zoek in literatuur en op internet naar creatieve brainstormtechnieken. Alles mag! Geen idee is te gek. Aansluitend wordt er een selectie gemaakt. Dit kan weer met stickertjes, maar ook op een andere manier (laat bijv. ieder voor het idee gaan staan dat hij/zij écht goed vindt!).
(c) De leukste en beste ideeën kunnen in een vervolgsessie uitgewerkt worden (bijv. in tweetallen). Hierbij kan een wedstrijdelement het allemaal wat spannender maken. Je kunt dit gedeelte beëindigen met een “ideeënveiling” of mensen laten stemmen voor het beste uitgewerkte idee en dit dan belonen met een prijsje. Met dit idee moet men dan vervolgens ook echt aan de slag gaan!Resultaten (ergernissen/problemen/oplossingen) kunnen aan bijvoorbeeld een directeur of SG worden aangeboden. Het is belangrijk om “afschuiven” te vermijden: wat kunnen degenen met de frisse blik zélf doen? Waarvoor hebben ze de hoge ambtenaren nodig? Kan een concrete afspraak worden gemaakt? Verbindt een hoge ambtenaar zich aan een project?
2.2 Een wilde eend in de bijt
Laat eens een buitenstaander meelopen en zijn frisse blikken op omgangsvormen en inhoud van het werk tonen. Bij BZK is dit onlangs gedaan door een groep jongeren (Jeugdraad), die een middag lang werknemers hebben geïnterviewd en aan het einde van de dag hun bevindingen én aanbevelingen met het hele Ministerie hebben gedeeld. Het kan ook op een andere schaal: een ochtend uitwisseling met een collega.
2.3 De blikvanger & de mentor
Iemand kan per afdeling, verdieping, etc. optreden als blikvanger: heb je een goed idee – hoe gek ook -, dan kun je dat bij deze persoon kwijt. De blikvanger kan als een spil fungeren en gelijkgestemden met elkaar in contact brengen en/of ideeën onder de aandacht van het management brengen. Een mentor kan in een mentorenoverleg opvallende ervaringen en ideeën van zijn/haar pupillen naar voren brengen en samen met andere mentoren overzien “wat er leeft” en waar iets aan gedaan zou moeten worden. Ook een mentor kan als spil tussen betrokkenen onderling en/of management fungeren.
2.4 De frisse blikkenpool
Maak een frisse blikkenpool (bijv. van mensen die maximaal 1 jaar in dienst zijn). Geef ze tijd en budget om nieuwe dingen te doen binnen de organisatie.
2.5 Het jaarclubje
Maak jaarnetwerken van nieuwkomers (een soort intervisie/leerkring) en geef dit netwerk de kans om zich te ontwikkelen. In het onderwijs is het bijvoorbeeld gebruikelijk dat nieuwe docenten door hun eveneens nieuwe collega’s gevolgd worden. Soms lopen ze bijv. een aantal lessen met de nieuwe docent mee en structureel worden ervaringen uitgewisseld. Waarom gebeurt dit niet bij vele andere overheidsorganisaties? Een mentor kan hierin een trekkende rol spelen.
Recept voor blijvend fris...
Hier volgt een persoonlijk recept van een ambtenaar van de gemeente Barendrecht:
Onderzoek je sterkste wensen. Aan wat lever je het liefste een bijdrage in de maatschappij?Ontdek je sterkste competenties. Waar ben jij goed in en verwerf je een natuurlijk leiderschap. Heb je er contact mee? Dan put je nu energie uit wat ze wel noemen je innerlijke energiebron. Die sluit aan op hoe je bent en niet dus hoe je moet zijn. Zolang je leeft, raakt deze bron niet leeg.
Heb je dit voor elkaar? Dan nu hoe ik dit in de gemeente Barendrecht doe. Sterkste wens: Samenwerken, een geheel vormen tussen mensen onderling en mensen met de natuur. Competenties:
- Goed in het ontwikkelen van interactieve werkvormen (spelletjes) om samen met burgers te bouwen aan een oplossing voor een sociaal en/of ecologisch vraagstuk in de openbare ruimte.
- Kan goed cursussen/workshops geven
- Kan leuke cartoons maken
- Kan cabaret voorstellingen geven
- Schrijf verhalen
- Kan goed ontwerpen, ben kunstzinnig
- Kan met de handen werken
- Heb groene vingers
- Inzicht in sociaal en psychologisch functioneren van mensen
- …… en heel creatief en initiatiefrijk.
Vanaf nu is het werken bij de gemeente Barendrecht voor mij een grote interactieve werkvorm (spelletje).
- Ik maak van de organisatie een spelbord en daar geef ik overzichtelijk de kansen op weer
- De gehele organisatie en zijn burgers vormen voor mij nu een realistisch computerspel. Vanaf nu kan ik overal op mogelijkheden en kansen klikken.
- Ben je toch gek op die verfoeilijke oorlog en schietspelletjes. Verander de wapens en munitie in ideeën en initiatieven. Leef je daarna in de realiteit helemaal uit. Bombardeer het MT af en toe met een idee. Schiet een goed voorstel op het juiste moment bij je leidinggevende er in. Maar pas op. Schiet je vanuit emotie en dan nog een keer mis, dan krijg je binnen de kortste keren politieke puinzooi op je bord en kom je in moeilijkheden. Maar net als in computerspelletjes ben je aan het leren. Zorg ervoor dat je intentie altijd eerlijk en zuiver is, dan kun je net als in de echte computer oorlogsspelen niet “dood”. Niemand heeft dit spel door, geen enkele alarminstallatie houdt je tegen. Niemand gaat er aan onderdoor want je zet je in voor een win-win situatie. Uiteindelijk ga jij en al je “beschoten” doelen met tastbare winst naar huis. Daar heb je wat aan i.p.v. al die vage Ego eer in de vorm van nutteloze bekers en erepenningen.
- Met deze aanpak ontwikkel je een groot doorzettingsvermogen en zelfvertrouwen. Altijd liggen er ergens in de organisatie of internet weer een paar troeven of fiches die je inspireren. Je zit nooit meer met lege handen en kunt dus “jezelf” blijven.Na meer dan vijf jaar onderzoek en praktische toepassing kan ik beamen: Ook in overheidsland kun je fris blijven!!!
Onderzoek je sterkste wensen. Aan wat lever je het liefste een bijdrage in de maatschappij?Ontdek je sterkste competenties. Waar ben jij goed in en verwerf je een natuurlijk leiderschap. Heb je er contact mee? Dan put je nu energie uit wat ze wel noemen je innerlijke energiebron. Die sluit aan op hoe je bent en niet dus hoe je moet zijn. Zolang je leeft, raakt deze bron niet leeg.
Heb je dit voor elkaar? Dan nu hoe ik dit in de gemeente Barendrecht doe. Sterkste wens: Samenwerken, een geheel vormen tussen mensen onderling en mensen met de natuur. Competenties:
- Goed in het ontwikkelen van interactieve werkvormen (spelletjes) om samen met burgers te bouwen aan een oplossing voor een sociaal en/of ecologisch vraagstuk in de openbare ruimte.
- Kan goed cursussen/workshops geven
- Kan leuke cartoons maken
- Kan cabaret voorstellingen geven
- Schrijf verhalen
- Kan goed ontwerpen, ben kunstzinnig
- Kan met de handen werken
- Heb groene vingers
- Inzicht in sociaal en psychologisch functioneren van mensen
- …… en heel creatief en initiatiefrijk.
Vanaf nu is het werken bij de gemeente Barendrecht voor mij een grote interactieve werkvorm (spelletje).
- Ik maak van de organisatie een spelbord en daar geef ik overzichtelijk de kansen op weer
- De gehele organisatie en zijn burgers vormen voor mij nu een realistisch computerspel. Vanaf nu kan ik overal op mogelijkheden en kansen klikken.
- Ben je toch gek op die verfoeilijke oorlog en schietspelletjes. Verander de wapens en munitie in ideeën en initiatieven. Leef je daarna in de realiteit helemaal uit. Bombardeer het MT af en toe met een idee. Schiet een goed voorstel op het juiste moment bij je leidinggevende er in. Maar pas op. Schiet je vanuit emotie en dan nog een keer mis, dan krijg je binnen de kortste keren politieke puinzooi op je bord en kom je in moeilijkheden. Maar net als in computerspelletjes ben je aan het leren. Zorg ervoor dat je intentie altijd eerlijk en zuiver is, dan kun je net als in de echte computer oorlogsspelen niet “dood”. Niemand heeft dit spel door, geen enkele alarminstallatie houdt je tegen. Niemand gaat er aan onderdoor want je zet je in voor een win-win situatie. Uiteindelijk ga jij en al je “beschoten” doelen met tastbare winst naar huis. Daar heb je wat aan i.p.v. al die vage Ego eer in de vorm van nutteloze bekers en erepenningen.
- Met deze aanpak ontwikkel je een groot doorzettingsvermogen en zelfvertrouwen. Altijd liggen er ergens in de organisatie of internet weer een paar troeven of fiches die je inspireren. Je zit nooit meer met lege handen en kunt dus “jezelf” blijven.Na meer dan vijf jaar onderzoek en praktische toepassing kan ik beamen: Ook in overheidsland kun je fris blijven!!!
Abonneren op:
Posts (Atom)
