“Blikschade”, een uitgave van InAxis, is een verhaal dat voor velen herkenbaar is en dat een fundamenteel probleem bij de overheid blootlegt. Hoe benut je ten volle de frisse, kritische blik van een nieuwkomer? En waarom is dat zo belangrijk?
Met dit blog wil InAxis een eerste ondersteuning bieden bij het in de praktijk werken aan de problemen die in “Blikschade” naar voren komen. Hoe voorkom je dat goede ideeen van nieuwe ambtenaren doodlopen tegen de muur van de organisatiecultuur? Hoe creeer je ruchtbaarheid aan de problemen? Hoe zorg je ervoor dat goede ideeen ook echt tot actie leiden? InAxis heeft hierop niet de antwoorden, maar kan wel een paar praktische tips geven, bijvoorbeeld hoe frisse blikken in de praktijk verzameld kunnen worden.
Op dit blog proberen we zoveel mogelijk ideeen (van verschillende herkomst) te presenteren. We hopen dat met deze “voor elk wat wils” opzet zoveel mogelijk betrokkenen in de praktijk aan de slag kunnen met en voor de frisse blikken van nieuwkomers. Graag willen we deze lijst constant aanvullen met jullie ervaringen en ideeen. Geef dus je commentaar op de opmerkingen op dit blog, reageer op elkaar en op ons en kom met eigen ideeen en ervaringen. Tot ziens op http://frisseblikken.blogspot.com!
woensdag 15 november 2006
1. Het onderwerp bespreekbaar maken
Waarom zijn frisse blikken belangrijk? Op verschillende niveaus kan daarover doorgepraat worden. Uiteraard bij degenen met een frisse blik (1.1), maar ook bij de ambtelijke leiding van bijvoorbeeld een ministerie (1.2). Voor permanente aandacht voor frisse blikken is ruimte nodig. En ruimte impliceert draagvlak. Hier volgen enkele ideeen om de blik op frisse blikken te vestigen en draagvlak bij de top te bewerkstelligen.
1.1 Introductiedag
Een discussie over het boekje “Blikschade” tijdens een introductiedag kan de volgende vorm krijgen (duur: ca. 45 min. – 1 uur):
- Discussie over het belang van een frisse blik. Hierbij kan gevraagd worden wat mensen heeft aangesproken in “Blikschade”, wat ze herkend hebben en wat ze als de rode draad beschouwen.
- Waar verbazen jullie je over bij de overheid? Wat is jullie opgevallen in de eerste weken?
- Vanuit de frisse blik: hoe omschrijf je de cultuur van je organisatie (dit kan op een creatieve manier gedaan worden door te vragen naar welke dierenmetafoor op de organisatie van toepassing is en waarom)?
Vervolgens een actie:
- Inventariseer met jouw frisse blik wat er in jouw team op het gebied van cultuur en werkwijze opvalt. Dit kan weer in een “rondje”. Maar ook in groepjes een top-drie opstellen in een beperkte tijd kan goede resultaten opleveren.
- Formuleer een persoonlijke doelstelling. Wil je een ergernis onder de aandacht brengen? Wil je een probleem oplossen? Wat ga je doen en hoe ga je het doen? Bedenk een concrete actie en maak de doelstelling SMART.
- Breng na afloop de resultaten van deze discussie in je eigen team ter sprake.
1.2 Aan de top
Maak in een gesprek duidelijk waarom (ruimte voor) frisse blikken belangrijk is. Kom met (harde) cijfers (bijvoorbeeld over de verhouding jonge ambtenaren binnen de organisatie en “ouderen”) en met concrete voorbeelden. Hebben nieuwkomers slimme oplossingen aangedragen voor problemen binnen de organisatie? Om input te genereren voor zo’n gesprek, zie ook 1.3 en 2.1.
1.3 Exitgesprekken
Inventariseer waarom mensen de overheid verlaten. Vinden ze de cultuur bij de overheid vervelend? Hebben ze het idee dat er te weinig met hun ideeën wordt gedaan? Of gaat het om andere aspecten? Hoe het ook zij, uit exitgesprekken kunnen veel kritische blikken op de organisatie worden gehaald. Houd exitgesprekken en maak de resultaten breed kenbaar. Dit kan dienen als input voor een gesprek met het management en kan draagvlak creëren voor ruimte voor frisse blikken.
1.4 Column
Zet bijvoorbeeld een column met de “Frisse blik van de maand” in organisatiebladen. Als er n.a.v. de frisse blik al acties is ondernomen, probeer dan op de resultaten in te gaan. Draag successen uit en richt je bij minder gelukte projecten op de rol die het kan spelen in het vinden van een andere oplossing.
1.5 Een korte lijn
Haal een dossier uit de lijn. Laat een nieuwe medewerker aan dit dossier werken. Over dit dossier is hij/zij alleen en direct verantwoording verschuldigd aan zijn/haar DG of SG.
1.6 Meeloopdag
Laat nieuwe medewerkers eens een dag met een SG/pSG/DG/gemeentesecretaris of andere hoge ambtenaar meelopen. Op die manier bereiken hun frisse blikken het management direct!
1.1 Introductiedag
Een discussie over het boekje “Blikschade” tijdens een introductiedag kan de volgende vorm krijgen (duur: ca. 45 min. – 1 uur):
- Discussie over het belang van een frisse blik. Hierbij kan gevraagd worden wat mensen heeft aangesproken in “Blikschade”, wat ze herkend hebben en wat ze als de rode draad beschouwen.
- Waar verbazen jullie je over bij de overheid? Wat is jullie opgevallen in de eerste weken?
- Vanuit de frisse blik: hoe omschrijf je de cultuur van je organisatie (dit kan op een creatieve manier gedaan worden door te vragen naar welke dierenmetafoor op de organisatie van toepassing is en waarom)?
Vervolgens een actie:
- Inventariseer met jouw frisse blik wat er in jouw team op het gebied van cultuur en werkwijze opvalt. Dit kan weer in een “rondje”. Maar ook in groepjes een top-drie opstellen in een beperkte tijd kan goede resultaten opleveren.
- Formuleer een persoonlijke doelstelling. Wil je een ergernis onder de aandacht brengen? Wil je een probleem oplossen? Wat ga je doen en hoe ga je het doen? Bedenk een concrete actie en maak de doelstelling SMART.
- Breng na afloop de resultaten van deze discussie in je eigen team ter sprake.
1.2 Aan de top
Maak in een gesprek duidelijk waarom (ruimte voor) frisse blikken belangrijk is. Kom met (harde) cijfers (bijvoorbeeld over de verhouding jonge ambtenaren binnen de organisatie en “ouderen”) en met concrete voorbeelden. Hebben nieuwkomers slimme oplossingen aangedragen voor problemen binnen de organisatie? Om input te genereren voor zo’n gesprek, zie ook 1.3 en 2.1.
1.3 Exitgesprekken
Inventariseer waarom mensen de overheid verlaten. Vinden ze de cultuur bij de overheid vervelend? Hebben ze het idee dat er te weinig met hun ideeën wordt gedaan? Of gaat het om andere aspecten? Hoe het ook zij, uit exitgesprekken kunnen veel kritische blikken op de organisatie worden gehaald. Houd exitgesprekken en maak de resultaten breed kenbaar. Dit kan dienen als input voor een gesprek met het management en kan draagvlak creëren voor ruimte voor frisse blikken.
1.4 Column
Zet bijvoorbeeld een column met de “Frisse blik van de maand” in organisatiebladen. Als er n.a.v. de frisse blik al acties is ondernomen, probeer dan op de resultaten in te gaan. Draag successen uit en richt je bij minder gelukte projecten op de rol die het kan spelen in het vinden van een andere oplossing.
1.5 Een korte lijn
Haal een dossier uit de lijn. Laat een nieuwe medewerker aan dit dossier werken. Over dit dossier is hij/zij alleen en direct verantwoording verschuldigd aan zijn/haar DG of SG.
1.6 Meeloopdag
Laat nieuwe medewerkers eens een dag met een SG/pSG/DG/gemeentesecretaris of andere hoge ambtenaar meelopen. Op die manier bereiken hun frisse blikken het management direct!
2. Ruimte bieden aan frisse blikken
Frisse blikken zijn er altijd, maar worden vaak niet eens uitgesproken. Hoe biedt je frisse blikken de ruimte, zodat er vervolgens ook echt iets mee gedaan kan worden?
2.1 Workshop frisse blikken
Hieronder volgt een voorbeeld van een workshop die erop gericht is om frisse blikken te verzamelen en daaraan acties te verbinden. De workshop bestaat uit drie delen: problemen bepalen (a), oplossingen verzinnen (b) en oplossingen uitwerken (c).
(a) Benodigdheden: kookwekker, sheets, stiften. Duur ca. 1 uur. Aan de hand van een aantal vragen (waaraan heb je je geërgerd? Wat zou je direct veranderen als je een dag SG zou zijn? Wat valt je op aan je collega’s? etc.) ervaringen verzamelen. Laat groepjes van 3 à 4 mensen ca. 3 minuten ideeën en ervaringen spuien bij een vraag en daarna naar de volgende vraag doorschuiven. Laat ieder groepje (of 1 persoon daarvan) één sheet kort presenteren om aan de hele groep de uitkomst van deze ronde te ontsluiten. Geef vervolgens de mogelijkheid om de ervaringen/wensen op de sheets te beoordelen/waarderen. Dit kan bijvoorbeeld door elke deelnemer 4 stickertjes te geven, die hij/zij bij de voor hem/haar belangrijkste punten kan plakken.
(b) Aansluitend hierop kan actie worden ondernomen: er zal inzicht zijn verkregen in de grootste ergernissen/problemen. Kies de 2 of 3 grootste ergernissen en laat er in groepjes nagedacht worden over manieren om de achterliggende problemen (ten dele) te bestrijden/op te lossen. Zoek in literatuur en op internet naar creatieve brainstormtechnieken. Alles mag! Geen idee is te gek. Aansluitend wordt er een selectie gemaakt. Dit kan weer met stickertjes, maar ook op een andere manier (laat bijv. ieder voor het idee gaan staan dat hij/zij écht goed vindt!).
(c) De leukste en beste ideeën kunnen in een vervolgsessie uitgewerkt worden (bijv. in tweetallen). Hierbij kan een wedstrijdelement het allemaal wat spannender maken. Je kunt dit gedeelte beëindigen met een “ideeënveiling” of mensen laten stemmen voor het beste uitgewerkte idee en dit dan belonen met een prijsje. Met dit idee moet men dan vervolgens ook echt aan de slag gaan!Resultaten (ergernissen/problemen/oplossingen) kunnen aan bijvoorbeeld een directeur of SG worden aangeboden. Het is belangrijk om “afschuiven” te vermijden: wat kunnen degenen met de frisse blik zélf doen? Waarvoor hebben ze de hoge ambtenaren nodig? Kan een concrete afspraak worden gemaakt? Verbindt een hoge ambtenaar zich aan een project?
2.2 Een wilde eend in de bijt
Laat eens een buitenstaander meelopen en zijn frisse blikken op omgangsvormen en inhoud van het werk tonen. Bij BZK is dit onlangs gedaan door een groep jongeren (Jeugdraad), die een middag lang werknemers hebben geïnterviewd en aan het einde van de dag hun bevindingen én aanbevelingen met het hele Ministerie hebben gedeeld. Het kan ook op een andere schaal: een ochtend uitwisseling met een collega.
2.3 De blikvanger & de mentor
Iemand kan per afdeling, verdieping, etc. optreden als blikvanger: heb je een goed idee – hoe gek ook -, dan kun je dat bij deze persoon kwijt. De blikvanger kan als een spil fungeren en gelijkgestemden met elkaar in contact brengen en/of ideeën onder de aandacht van het management brengen. Een mentor kan in een mentorenoverleg opvallende ervaringen en ideeën van zijn/haar pupillen naar voren brengen en samen met andere mentoren overzien “wat er leeft” en waar iets aan gedaan zou moeten worden. Ook een mentor kan als spil tussen betrokkenen onderling en/of management fungeren.
2.4 De frisse blikkenpool
Maak een frisse blikkenpool (bijv. van mensen die maximaal 1 jaar in dienst zijn). Geef ze tijd en budget om nieuwe dingen te doen binnen de organisatie.
2.5 Het jaarclubje
Maak jaarnetwerken van nieuwkomers (een soort intervisie/leerkring) en geef dit netwerk de kans om zich te ontwikkelen. In het onderwijs is het bijvoorbeeld gebruikelijk dat nieuwe docenten door hun eveneens nieuwe collega’s gevolgd worden. Soms lopen ze bijv. een aantal lessen met de nieuwe docent mee en structureel worden ervaringen uitgewisseld. Waarom gebeurt dit niet bij vele andere overheidsorganisaties? Een mentor kan hierin een trekkende rol spelen.
2.1 Workshop frisse blikken
Hieronder volgt een voorbeeld van een workshop die erop gericht is om frisse blikken te verzamelen en daaraan acties te verbinden. De workshop bestaat uit drie delen: problemen bepalen (a), oplossingen verzinnen (b) en oplossingen uitwerken (c).
(a) Benodigdheden: kookwekker, sheets, stiften. Duur ca. 1 uur. Aan de hand van een aantal vragen (waaraan heb je je geërgerd? Wat zou je direct veranderen als je een dag SG zou zijn? Wat valt je op aan je collega’s? etc.) ervaringen verzamelen. Laat groepjes van 3 à 4 mensen ca. 3 minuten ideeën en ervaringen spuien bij een vraag en daarna naar de volgende vraag doorschuiven. Laat ieder groepje (of 1 persoon daarvan) één sheet kort presenteren om aan de hele groep de uitkomst van deze ronde te ontsluiten. Geef vervolgens de mogelijkheid om de ervaringen/wensen op de sheets te beoordelen/waarderen. Dit kan bijvoorbeeld door elke deelnemer 4 stickertjes te geven, die hij/zij bij de voor hem/haar belangrijkste punten kan plakken.
(b) Aansluitend hierop kan actie worden ondernomen: er zal inzicht zijn verkregen in de grootste ergernissen/problemen. Kies de 2 of 3 grootste ergernissen en laat er in groepjes nagedacht worden over manieren om de achterliggende problemen (ten dele) te bestrijden/op te lossen. Zoek in literatuur en op internet naar creatieve brainstormtechnieken. Alles mag! Geen idee is te gek. Aansluitend wordt er een selectie gemaakt. Dit kan weer met stickertjes, maar ook op een andere manier (laat bijv. ieder voor het idee gaan staan dat hij/zij écht goed vindt!).
(c) De leukste en beste ideeën kunnen in een vervolgsessie uitgewerkt worden (bijv. in tweetallen). Hierbij kan een wedstrijdelement het allemaal wat spannender maken. Je kunt dit gedeelte beëindigen met een “ideeënveiling” of mensen laten stemmen voor het beste uitgewerkte idee en dit dan belonen met een prijsje. Met dit idee moet men dan vervolgens ook echt aan de slag gaan!Resultaten (ergernissen/problemen/oplossingen) kunnen aan bijvoorbeeld een directeur of SG worden aangeboden. Het is belangrijk om “afschuiven” te vermijden: wat kunnen degenen met de frisse blik zélf doen? Waarvoor hebben ze de hoge ambtenaren nodig? Kan een concrete afspraak worden gemaakt? Verbindt een hoge ambtenaar zich aan een project?
2.2 Een wilde eend in de bijt
Laat eens een buitenstaander meelopen en zijn frisse blikken op omgangsvormen en inhoud van het werk tonen. Bij BZK is dit onlangs gedaan door een groep jongeren (Jeugdraad), die een middag lang werknemers hebben geïnterviewd en aan het einde van de dag hun bevindingen én aanbevelingen met het hele Ministerie hebben gedeeld. Het kan ook op een andere schaal: een ochtend uitwisseling met een collega.
2.3 De blikvanger & de mentor
Iemand kan per afdeling, verdieping, etc. optreden als blikvanger: heb je een goed idee – hoe gek ook -, dan kun je dat bij deze persoon kwijt. De blikvanger kan als een spil fungeren en gelijkgestemden met elkaar in contact brengen en/of ideeën onder de aandacht van het management brengen. Een mentor kan in een mentorenoverleg opvallende ervaringen en ideeën van zijn/haar pupillen naar voren brengen en samen met andere mentoren overzien “wat er leeft” en waar iets aan gedaan zou moeten worden. Ook een mentor kan als spil tussen betrokkenen onderling en/of management fungeren.
2.4 De frisse blikkenpool
Maak een frisse blikkenpool (bijv. van mensen die maximaal 1 jaar in dienst zijn). Geef ze tijd en budget om nieuwe dingen te doen binnen de organisatie.
2.5 Het jaarclubje
Maak jaarnetwerken van nieuwkomers (een soort intervisie/leerkring) en geef dit netwerk de kans om zich te ontwikkelen. In het onderwijs is het bijvoorbeeld gebruikelijk dat nieuwe docenten door hun eveneens nieuwe collega’s gevolgd worden. Soms lopen ze bijv. een aantal lessen met de nieuwe docent mee en structureel worden ervaringen uitgewisseld. Waarom gebeurt dit niet bij vele andere overheidsorganisaties? Een mentor kan hierin een trekkende rol spelen.
Recept voor blijvend fris...
Hier volgt een persoonlijk recept van een ambtenaar van de gemeente Barendrecht:
Onderzoek je sterkste wensen. Aan wat lever je het liefste een bijdrage in de maatschappij?Ontdek je sterkste competenties. Waar ben jij goed in en verwerf je een natuurlijk leiderschap. Heb je er contact mee? Dan put je nu energie uit wat ze wel noemen je innerlijke energiebron. Die sluit aan op hoe je bent en niet dus hoe je moet zijn. Zolang je leeft, raakt deze bron niet leeg.
Heb je dit voor elkaar? Dan nu hoe ik dit in de gemeente Barendrecht doe. Sterkste wens: Samenwerken, een geheel vormen tussen mensen onderling en mensen met de natuur. Competenties:
- Goed in het ontwikkelen van interactieve werkvormen (spelletjes) om samen met burgers te bouwen aan een oplossing voor een sociaal en/of ecologisch vraagstuk in de openbare ruimte.
- Kan goed cursussen/workshops geven
- Kan leuke cartoons maken
- Kan cabaret voorstellingen geven
- Schrijf verhalen
- Kan goed ontwerpen, ben kunstzinnig
- Kan met de handen werken
- Heb groene vingers
- Inzicht in sociaal en psychologisch functioneren van mensen
- …… en heel creatief en initiatiefrijk.
Vanaf nu is het werken bij de gemeente Barendrecht voor mij een grote interactieve werkvorm (spelletje).
- Ik maak van de organisatie een spelbord en daar geef ik overzichtelijk de kansen op weer
- De gehele organisatie en zijn burgers vormen voor mij nu een realistisch computerspel. Vanaf nu kan ik overal op mogelijkheden en kansen klikken.
- Ben je toch gek op die verfoeilijke oorlog en schietspelletjes. Verander de wapens en munitie in ideeën en initiatieven. Leef je daarna in de realiteit helemaal uit. Bombardeer het MT af en toe met een idee. Schiet een goed voorstel op het juiste moment bij je leidinggevende er in. Maar pas op. Schiet je vanuit emotie en dan nog een keer mis, dan krijg je binnen de kortste keren politieke puinzooi op je bord en kom je in moeilijkheden. Maar net als in computerspelletjes ben je aan het leren. Zorg ervoor dat je intentie altijd eerlijk en zuiver is, dan kun je net als in de echte computer oorlogsspelen niet “dood”. Niemand heeft dit spel door, geen enkele alarminstallatie houdt je tegen. Niemand gaat er aan onderdoor want je zet je in voor een win-win situatie. Uiteindelijk ga jij en al je “beschoten” doelen met tastbare winst naar huis. Daar heb je wat aan i.p.v. al die vage Ego eer in de vorm van nutteloze bekers en erepenningen.
- Met deze aanpak ontwikkel je een groot doorzettingsvermogen en zelfvertrouwen. Altijd liggen er ergens in de organisatie of internet weer een paar troeven of fiches die je inspireren. Je zit nooit meer met lege handen en kunt dus “jezelf” blijven.Na meer dan vijf jaar onderzoek en praktische toepassing kan ik beamen: Ook in overheidsland kun je fris blijven!!!
Onderzoek je sterkste wensen. Aan wat lever je het liefste een bijdrage in de maatschappij?Ontdek je sterkste competenties. Waar ben jij goed in en verwerf je een natuurlijk leiderschap. Heb je er contact mee? Dan put je nu energie uit wat ze wel noemen je innerlijke energiebron. Die sluit aan op hoe je bent en niet dus hoe je moet zijn. Zolang je leeft, raakt deze bron niet leeg.
Heb je dit voor elkaar? Dan nu hoe ik dit in de gemeente Barendrecht doe. Sterkste wens: Samenwerken, een geheel vormen tussen mensen onderling en mensen met de natuur. Competenties:
- Goed in het ontwikkelen van interactieve werkvormen (spelletjes) om samen met burgers te bouwen aan een oplossing voor een sociaal en/of ecologisch vraagstuk in de openbare ruimte.
- Kan goed cursussen/workshops geven
- Kan leuke cartoons maken
- Kan cabaret voorstellingen geven
- Schrijf verhalen
- Kan goed ontwerpen, ben kunstzinnig
- Kan met de handen werken
- Heb groene vingers
- Inzicht in sociaal en psychologisch functioneren van mensen
- …… en heel creatief en initiatiefrijk.
Vanaf nu is het werken bij de gemeente Barendrecht voor mij een grote interactieve werkvorm (spelletje).
- Ik maak van de organisatie een spelbord en daar geef ik overzichtelijk de kansen op weer
- De gehele organisatie en zijn burgers vormen voor mij nu een realistisch computerspel. Vanaf nu kan ik overal op mogelijkheden en kansen klikken.
- Ben je toch gek op die verfoeilijke oorlog en schietspelletjes. Verander de wapens en munitie in ideeën en initiatieven. Leef je daarna in de realiteit helemaal uit. Bombardeer het MT af en toe met een idee. Schiet een goed voorstel op het juiste moment bij je leidinggevende er in. Maar pas op. Schiet je vanuit emotie en dan nog een keer mis, dan krijg je binnen de kortste keren politieke puinzooi op je bord en kom je in moeilijkheden. Maar net als in computerspelletjes ben je aan het leren. Zorg ervoor dat je intentie altijd eerlijk en zuiver is, dan kun je net als in de echte computer oorlogsspelen niet “dood”. Niemand heeft dit spel door, geen enkele alarminstallatie houdt je tegen. Niemand gaat er aan onderdoor want je zet je in voor een win-win situatie. Uiteindelijk ga jij en al je “beschoten” doelen met tastbare winst naar huis. Daar heb je wat aan i.p.v. al die vage Ego eer in de vorm van nutteloze bekers en erepenningen.
- Met deze aanpak ontwikkel je een groot doorzettingsvermogen en zelfvertrouwen. Altijd liggen er ergens in de organisatie of internet weer een paar troeven of fiches die je inspireren. Je zit nooit meer met lege handen en kunt dus “jezelf” blijven.Na meer dan vijf jaar onderzoek en praktische toepassing kan ik beamen: Ook in overheidsland kun je fris blijven!!!
Abonneren op:
Posts (Atom)
